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Exchange 2007/2010: Interne = externe E-Mail Domäne (Kontakte)

Oft kommt es in Unternehmen vor, dass manche Mitarbeiter nicht an den Exchange-Server angebunden sind, wenn Sie z.B. ihre E-Mails von daheim oder als Außendienstmitarbeiter von extern empfangen wollen, ohne, dass dies durch Outlook Web App (OWA) oder Outlook Anywhere gelöst wurde.

Diese Anwender haben allerdings eine E-Mail Adresse, welche zur gleichen E-Mail Domäne gehört wie jene die im Exchange-Server in der Organisation verwaltet und konfiguriert ist.

Nun ergibt sich folgendes Problem:

  • Ein Anwender aus der Organisation, welcher ein Postfach auf dem Exchange-Server besitzt, versendet eine E-Mail an einen Mitarbeiter, welcher kein Postfach in der Exchange-Struktur besitzt und seine E-Mail z.B. daheim über POP3 empfängt.
  • Anders beschrieben: Internerbenutzer@firma.tld sendet E-Mail aus der Firma an -> Externerbenutzer@firma.tld (welcher seine E-Mails daheim empfängt aber E-Mail Adresse der gleichen Domäne besitzt!)

Nun gut, was passiert dabei im Einzelnen? Ich versuche das einmal trivial zu beschreiben:

  1. Exchange-Anwender Klaus befindet sich in der Firma und sendet E-Mail aus Outlook an externen Kollegen Hans, welcher sich im Außendienst befindet. Dieser Mitarbeiter besitzt kein Postfach in der Exchange-Organisation
  2. Der Mailboxserver erkennt die E-Mail im Postausgang von Klaus und benachrichtigt den Hub-Transport Server
  3. Der Hub-Transport Server nimmt die E-Mail an und der Categorizer versucht den Hans in der Exchange-Organisation zu finden (aufzulösen), da er eine E-Mail Adresse der gleichen Domäne besitzt
  4. Da sich der Hans aber nicht in der Exchange-Organisation befindet und demnach kein Postfach besitzt, kann der Categorizer den Hans nicht finden (auflösen). Der Categorizer gibt sich geschlagen und sendet an den Klaus einen Unzustellbarbericht. Die E-Mail wird also nicht per SMTP über einen Sendeconnector zugestellt. Nicht einmal der Versuch findet statt, da der Hans unbekannt ist und die Route zu ihm nicht aufzufinden.

Wie ist das Problem nun zu lösen?

  • Die Antwort ist einfach und lautet: Kontakte

Navigieren Sie dazu in der EMC zu Empfängerkonfiguration/E-Mail Kontakt und erstellen Sie für den externen Mitarbeiter, welcher eine E-Mail Adresse der gleichen Domäne wie die in der Exchange-Struktur besitzt, einen Kontakt.

  1. Wählen Sie Neuer E-Mail Kontakt
  2. Geben Sie im nächsten Schritt die Kontaktinformation und die Externe E-Mail Adresse des Mitarbeiter
  3. Schließen Sie die Erstellung des Kontaktes ab

Anhand des Beispiels von Klaus und Hans, versuche ich nun den Vorgang des E-Mail Nachrichtenfluss mit Kontakt vereinfacht zu erläutern:

  1. Klaus@firma.de sendet von Outlook aus der Firma, mit Anbindung an den Exchange-Server eine E-Mail an Hans@firma.de
  2. Der Mailboxserver benachrichtigt den Hub-Transport Server, die E-Mail aus dem Postausgang anzunehmen
  3. Der Hub-Transport Server nimmt die E-Mail an und der Categorizer versucht zunächst wiederum den Hans in der Exchange-Organisation aufzulösen. Dabei stellt er fest, dass ein Kontakt für den Hans und seiner externen E-Mail Adresse (Hans@firma.de) besteht.
  4. Der Hub-Transport Server sendet mittels passenden Sendeconnector die E-Mail über SMTP an den Hans (oder zunächst per SMTP an einen Smarthost, falls dies so konfiguriert worden ist)
  5. Der Hans empfängt daheim die E-Mail per POP3

Ende gut, alles gut ;-)

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